El email es una fantástica manera de alcanzar a usuarios y clientes. Un canal directo, un correo sin abrir que sabremos que verán brillando en su bandeja de entrada. La lucha por el “ábreme a mí” y no quedar relegado al olvido o, peor, al spam.
Durante años, igual que otras vías de “relación digital” entre empresas y usuarios, el email marketing gozaba de cierta libertad de actuación en cuanto a aspectos como la captación de esos usuarios o el consentimiento de los mismos. Pero la evolución en Internet está sujeta a la generación de vías de control para poder proteger a usuarios y establecer cierto orden en un entorno que, si no, sería prácticamente incontrolable.
Y ese es el momento en el que nace la ya conocida y, por algunos, temida RGPD. Muchas consonantes que hacen que parezca complicadísimo ceñirse a este reglamento que vino a poner la gestión de los datos en orden, pero no lo es tanto. En este artículo resumiremos los requisitos que actualmente deben cumplir el email marketing y a la gestión de los contactos para ese fin, según el RGPD. Empezaremos con las cuatro C: captación, consentimiento, confirmación y conservación.
Captación
Cuando queramos recopilar contactos para nuestras comunicaciones vía email, simplemente tenemos que indicar clara y transparentemente (que nos conocemos) con qué fin lo estamos haciendo. Pero, ¿dónde? Tranquilos, la respuesta sigue siendo sencilla: en todo documento, tanto físico como digital, que tenga esa finalidad. Es decir, si repartes folletos con un descuento por ingresar con un email en tu web, allí también tienes que especificar para qué quieres esos datos. Por ejemplo, si lo que quieres es mandar a estos clientes y clientes potenciales información sobre nuevas ofertas de tu empresa, deberá leerse “envío de comunicaciones comerciales”.
Consentimiento
El usuario tiene que mostrar un consentimiento expreso de su voluntad de recibir tus comunicaciones. Y para ello debes ser transparente y no tratar de enredar con textos técnicos o legales que al usuario le llevarán a aceptar sin mirar, como hacemos todos. Debes contar claramente y sin rendijas lo que implicará el envío y recepción de esos emails y lo que harás con los datos de contacto del usuario cuando estén en tu poder. Tampoco se puede jugar ya a marcar por defecto la casilla de “acepto”, cosa que hasta hace poco ocurría en gran cantidad de sitios web.
Confirmación de la suscripción
Comúnmente llamado doble opt-in, este sistema de doble confirmación hace que nos aseguremos de que el usuario realmente quiere recibir nuestros mensajes. El sujeto recibe un mail con un enlace que le pide confirmar su suscripción, después de ya haber rellenado un formulario con sus datos. Como receptores, a la mayoría nos ha llegado a extrañar recibir uno de estos mails, pensando: ¿para qué tengo que dar tantos pasos si ya me he suscrito? Ahora ya conocemos la respuesta. Es por nuestra seguridad y satisfacción. Además, así se evita que un tercero haya podido suscribirnos a cualquier cosa conociendo solo nuestra dirección de email.
Conservación
Este es uno de los aspectos menos clarificados en el Reglamento General de Protección de Datos o RGPD. No se nombran medidas concretas más allá de la obligación por parte del responsable de especificar en sus cláusulas el tiempo de conservación de los datos.
Además de todos estos pasos que se deben seguir en lo que podríamos llamar los preliminares de la relación empresa-usuario, es necesario dejarle la puerta bien abierta. Es decir, cada correo que reciba el individuo debe constar de un link visible para darse de baja.
Todas estas medidas, en realidad, favorecen al email marketing, dándole la posibilidad como herramienta de ser muchísimo más efectiva y de convertir muchísimo mejor. ¿Por qué? Porque aunque quizá la base cuantitativa de usuarios sea menor, quienes estén en nuestra base de datos lo harán de forma consciente y voluntaria, generado un mejor engagement y, seguramente aumentando exponencialmente números como el ratio de apertura.
