¿Pueden multar a una empresa por no responder al recibir un CV?

La empresa multada no respondió a un candidato que quería obtener información sobre el tratamiento de sus datos al enviar su CV, algo a lo que estaba obligada al recoger y tratar currículums con datos personales. Te explicamos cómo proceder para no incumplir el RGPD en los procesos de selección de personal.

¿Pueden multar a una empresa por no contestar a alguien que envía un CV?

Los medios se han inundado de una sonada noticia en la que una empresa, no de gran tamaño, había sido sancionada por la AEPD con 2000€ por no contestar a un CV. Son muchas las empresas que ante una gran avalancha de currículums recibidos después de publicar una oferta de trabajo, deciden no contestar a los no seleccionados. ¿Pueden cometer alguna infracción al no contestar?

La noticia no es del todo cierta, a pesar de que muchos se están alertando al pensar que a partir de ahora la AEPD multará a las empresas no respondan a los currículums que les envían. En este caso la empresa ha sido multada por otro motivo más concreto. El candidato, se comunicó con la empresa a través del número de WhatsApp que aparecía en la oferta, pidiendo una aclaración sobre lo que se haría con los datos personales que incluye su CV. La empresa no respondió. A la ausencia de respuesta, hay que añadir que la empresa no aportaba ningún tipo de información sobre este aspecto, ni mencionaban en su página web quién era el responsable de la protección de datos, incumpliendo de esta forma el RGPD.

El candidato denunció esta situación, ante lo que la AEPD informó a la empresa, pero al no presentar esta ningún tipo de respuesta, alegación o pruebas en su defensa, la AEPD sancionó a la empresa con 2000€ por incumplimiento del art. 13 del RGPD.

Cómo informar del tratamiento de datos al recibir un CV y no incumplir el RGPD

El RGPD establece la obligación de tratar los datos de manera lícita, leal y transparente. A la hora de publicar una oferta de empleo para la que cientos de personas van a enviar sus CVs con información personal, es necesario ofrecer la máxima transparencia al facilitar información sobre quién, cómo y para qué se tratan los datos personales. En el art. 13 del RGPD se detalla toda la información necesaria a aportar.

Una de las primeras recomendaciones que podemos hacer para no incumplir la normativa, es incluir un párrafo con toda esta información en la oferta de empleo, independientemente del medio en el que se publique. Es importante dejar claro que cuando existe un formulario en la página web de la empresa para que las personas interesadas en trabajar en la misma, dejen sus CVs, también debe incluirse.

Aun así, hay muchos otros casos, como en el de esta empresa sancionada, que pueden darse, y no es fácil saber cómo actuar, por lo que vamos a dar una serie de indicaciones en función del medio por el que llegue el CV:

• Cómo informar sobre el tratamiento de datos cuando un candidato envía su CV voluntariamente, sin una oferta de empleo publicada:

Suele ser común que las personas hagan llegar sus currículums a través de una dirección de correo electrónico de contacto, o incluso, a través de WhatsApp, si la empresa ha publicado un número de teléfono móvil de contacto. Lo recomendable, es responder por la misma vía, y hacer llegar la información sobre el tratamiento de datos.

Cómo informar sobre el tratamiento de datos cuando un candidato envía su CV a través de RR SS:

No es raro ver, en redes sociales como Instagram, publicaciones en las que se informe a los seguidores de la marca o empresa, que están buscando personal. ¿Cómo proceder si los seguidores empiezan a utilizar la misma red social para hacer llegar sus CVs? También es algo que puede suceder de forma espontánea. Un seguidor, ante una comunicación de cualquier tipo con la empresa por sus redes, decide aprovechar para dejar su CV. En este caso, también habría que hacer llegar, una vez recibido el CV, la información sobre el tratamiento de datos del mismo.

Cómo informar sobre el tratamiento de datos cuando se publican ofertas de trabajo en portales como InfoJobs, o RR SS especializadas como LinkedIn.

Sitios como LinkedIn, ya están pensados para publicar ofertas de trabajo. ¿Es necesario este proceso al recibir CVs a través de estos portales? Se debe establecer una casilla o un formulario donde el usuario pueda revisar si esa empresa cumple con la privacidad. No se tiene que dejar pasar por alto el deber de informar del tratamiento.

¿Hay que informar sobre el tratamiento de datos cuando se recibe un CV en persona?

Si el currículum se entrega en mano también es necesario obtener el consentimiento para el tratamiento de datos. Se puede entregar una copia impresa con la información sobre el tratamiento de datos.

Por último, otra de las recomendaciones que podemos dar es cuidar la formación de los empleados, especialmente, en estos casos, de los responsables de RR HH, de selección de personal o incluso de actualizar la página web o redes sociales con ofertas de trabajo, o con cualquier otro asunto para el que vayan a recogerse datos personales, para que sepan cómo proceder. Recordamos que muchas de las infracciones del RGPD se cometen por desconocimiento del personal o por haber dado una formación general a todo el equipo, sin incidir en las tareas que va a realizar cada departamento.